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Tim Beck
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Externe It-Administration|Mittelstand

Managed IT-Services: Maßgeschneiderte IT-Lösungen für mittelständische Unternehmen!

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Maximale IT-Leistungsfähigkeit und IT-Sicherheit sind heute wesentliche Erfolgsfaktoren für Unternehmen. Während multinationale Unternehmen oft über die notwendigen monetären und personellen Ressourcen verfügen, um diese Anforderungen zu erfüllen, stehen KMUs vor der Aufgabe, mit eingeschränkten Ressourcen Schritt zu halten. An dieser Stelle kommen Managed IT-Services ins Spiel. Durch die Auslagerung komplexer oder routinebasierter IT-Aufgaben wie Netzwerk- und Infrastrukturmanagement, Backup-Lösungen und Daten-Restaurierung sowie die kontinuierliche Überwachung und Modernisierung von IT-Sicherheitssystemen, ermöglichen sie es Organisationen, ihre internen IT-Teams freizustellen, Betriebskosten zu reduzieren und sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren. Gleichzeitig profitieren sie von der Expertise spezialisierter Technologieanbieter und sichern höchste Sicherheitsvorgaben.
Lesen Sie in den folgenden Passagen, warum Managed IT-Services besonders für KMUs gewinnbringend sind, wie sie eingeführt werden können und worauf bei der Wahl des Managed Service Providers zu achten ist.

In der modernen, dynamischen Unternehmenslandschaft ist es für Betriebe unerlässlich, mit dem schnellen technischen Wandel Schritt zu halten. Ob Technologisierung, Automatisierungsprozesse, AI-Technologien, Cloud-Dienste oder das Internet der Dinge – zeitgemäße Technologien optimieren nicht nur die Leistungsfähigkeit und Produktionskraft, sondern sind auch ausschlaggebend, um langfristig konkurrenzfähig und erfolgreich zu bleiben, wie viele Untersuchungen aus den letzten Jahren belegen, darunter die Untersuchung „Performance-Treiber 2024“ von der Staufen AG.

Besonders KMUs steht jedoch vor besonderen Herausforderungen, wenn es darum geht, diese fortschrittlichen Lösungen zu implementieren. Eine der größten Hürden sind die limitierten Mittel. Während Großkonzerne oft über breite Kapitalreserven und geschulte Experten verfügen, sieht die Lage für mittelständische Unternehmen meist anders aus. Der anhaltende Fachkräftemangel, Budgetrestriktionen sowie strukturelle, strategische und kulturelle Barrieren führen dazu, dass viele Unternehmen nicht in der Lage sind die Möglichkeiten moderner Technologie vollständig auszuschöpfen.

Für mittelständische Unternehmen stellt sich daher die Frage: Wie können sie trotz dieser Einschränkungen mit größeren Mitbewerbern Schritt halten?

Die Lösung liegt in Managed IT-Services.

Was sind Managed IT-Services?

Unter verwalteten IT-Dienstleistungen versteht man IT-Dienstleistungen, die an ein externes IT-Dienstleistungsunternehmen, einen sogenannten verwalteten Dienstleister (MSP), übertragen werden. Dieser übernimmt die Verantwortung für die technologische Infrastruktur und IT-Prozesse eines Unternehmens. Das primäre Ziel der verwalteten IT-Services besteht darin, durch das Anbieten spezialisierter Expertise und Ressourcen die Effizienz, Betriebsstabilität und Sicherheit der technologischen Umgebung der Kund*innen zu gewährleisten, ihre internen IT-Teams zu entlasten und die Compliance mit gesetzlichen Regelungen sowie industriebezogener Richtlinien sicherzustellen, ohne dass die Unternehmen selbst hohe Kapitalaufwendungen in IT-Personal oder interne IT-Infrastrukturen aufbringen müssen.

Ein Blick auf Managed IT-Services: Die Dienstleistungen von Managed Service-Providern!

Je nach Anforderungen des betreuten Unternehmens bieten Managed-Service-Provider verschiedene IT-Dienstleistungen an, die unerlässlich für den reibungslosen Betrieb und die Sicherheit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind. Nachfolgend sind einige der bedeutendsten Managed IT-Services aufgelistet, die durch die Dienstleister übernommen werden können:

  • IT-Infrastrukturmanagement: Managed-Service-Provider verantworten die Kontrolle, Administration und vorausschauende Instandhaltung von Servern, Netzwerken und Endgeräten, um sicherzustellen, dass alle Systeme störungsfrei funktionieren und Ausfallzeiten minimiert werden.
  • Cloud-Services: Eine zusätzliche Kernkompetenz von Managed-Service-Providern ist die Zurverfügungstellung, Verwaltung und Verbesserung von Cloud-Infrastrukturen, wie Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Dies ermöglicht Unternehmen, ihre IT-Ressourcen flexibel zu skalieren und von beliebigen Standorten auf ihre Geschäftsdaten und Business-Applikationen Zugriff zu haben.
  • Backup und Disaster Recovery: Ein wesentlicher Bestandteil von Managed IT-Services ist die Verwaltung von Datensicherungs- und Notfallwiederherstellungs-Lösungen. Diese Dienste gewährleisten, dass die Unternehmensdaten turnusmäßig archiviert werden und im Fall eines Datenverlustes oder eines IT-Sicherheitsereignisses zeitnah wiederhergestellt werden können.
  • IT-Sicherheit: Ein weiterer, wichtiger Managed IT-Service ist die IT-Sicherheit. Dies inkludiert neben der Bedrohungserkennung und Schwachstellenbewertungen auch Awareness-Trainings und die Einführung von Sicherheitsvorkehrungen wie Firewalls und Virenschutzsoftware. Außerdem bieten die Anbieter oft auch Services zur Reaktion auf IT-Sicherheitsvorfälle und zur Wiederherstellung nach Cyberattacken an, um die Informationssicherheit und die Business-Kontinuität zu gewährleisten.
  • Remote Monitoring und Management (RMM): Managed Service Provider bieten zudem Remote Monitoring und Management (RMM) an, um die IT-Systeme eines Unternehmens 24/7 zu überwachen. Dies ermöglicht eine proaktive Wartung und schnelle Intervention auf potenzielle Probleme, bevor sie zu schwerwiegenden Störungen eskalieren.
  • Helpdesk- und Support-Services: Ein zusätzlicher erwähnenswerter Managed IT-Service ist der technische Support und die Helpdesk-Dienste. Hier bieten Managed-Service-Provider bei IT-bezogenen Störungen und Fragen Unterstützung für Anwender, was die Produktivität und Leistungsfähigkeit der Angestellten steigert. Dieser Dienst ist oft rund um die Uhr abrufbar und stellt sicher, dass IT-Probleme schnell gelöst werden.
  • Update- und Patch-Management: Viele Managed-Service-Provider kümmern sich zudem um das turnusmäßige Update- und Patch-Management von Anwendungsprogrammen und IT-Strukturen, um sicherzustellen, dass alle Programme auf dem aktuellsten Stand sind und Schwachstellen eliminiert werden. Dies fördert die Stabilität der Systemsicherheit und Betriebssicherheit und sichert vor identifizierten IT-Vulnerabilitäten und IT-Attacken.
  • Netzwerk- und Kommunikationsdienste: Viele Managed-Service-Provider bieten auch Netzwerk- und Kommunikationsdienste an, einschließlich der Verwaltung von Netzwerkinfrastrukturen, VPNs wie auch VoIP-Systemen, um eine verlässliche und geschützte Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu ermöglichen.
  • IT-Beratung und Strategie: Zusätzlich zu den täglichen IT-Dienstleistungen bieten viele Managed-Service-Provider auch strategische IT-Beratung an. Sie begleiten Unternehmen darin, ihre IT-Strategien zu formulieren und umzusetzen, um die Geschäftsziele zu erreichen und Konkurrenzvorteile zu erlangen.
    Aber ist IT-Outsourcing nicht dasselbe?

Vergleich: Managed IT-Services versus klassischem Outsourcing!

Grundsätzlich sind Managed IT-Services und klassisches Outsourcing beide Modelle zur Externalisierung von IT-Dienstleistungen. Allerdings differenzieren sie sich erheblich in Umfang, Anpassungsfähigkeit und Service-Modell. Hier sind die wesentlichen Unterschiede:

  1. Umfang der Dienstleistungen:
    • Managed IT-Services: Managed IT-Services beinhalten eine vielseitige Auswahl vorausschauend verwalteter IT-Dienstleistungen, darunter Infrastrukturmanagement, Cloud-Services, Backup, IT-Sicherheit, Remote Monitoring, Helpdesk, Update-Management, Netzwerkservices und IT-Beratung. Ziel ist die umfassende Hilfe und Optimierung des IT-Betriebs.
    • Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing liegt der Fokus auf spezifischen IT-Aufgaben wie Datacenter-Management, Softwareentwicklung oder IT-Support, um Einsparungen zu erzielen, ohne die gesamte IT-Infrastruktur zu betreuen.
  2. Service-Modell und Management:
    • Managed IT-Services: Managed IT-Services basieren auf der Prämisse von Service-Level-Agreements (SLAs), die klare KPIs und Leistungsstandards definieren. Proaktives IT-Management mit kontinuierlicher Kontrolle und vorbeugender Instandhaltung.
    • Klassisches Outsourcing: Beim herkömmlichen IT-Outsourcing handelt es sich um ein reaktives, projektbasiertes Modell. Externe übernehmen konkrete Aufträge, konzeptionelle IT-Vorausplanung bleibt beim Kunden.
  3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
    • Managed IT-Services: Managed IT-Services bieten anpassbare und skalierbare Konzepte, die sich rasch an ändernde Business-Anforderungen anpassen.
    • Klassisches Outsourcing: Geringere Flexibilität, langfristige Verträge und bestimmte Aufgaben erschweren Modifikationen an neue Business-Bedürfnisse.
  4. Kostenstruktur:
    • Managed IT-Services: Managed IT-Services haben eine transparente Kostenstruktur basierend auf Abo-Modell. Dies vereinfacht die Finanzplanung und vermeidet unerwartete Kosten.
    • Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing schwanken die Kosten je nach Größe und Dauer der Aufgaben, oft vorhabenorientiert oder nach Aufwand, was zu schwer kalkulierbaren Kosten führen kann.

So setzen Sie Managed IT-Services in Ihrem mittelständischen Unternehmen um!

Die Implementierung von Managed IT-Services benötigt sorgfältige Planung und eine strukturierte Herangehensweise. Hier sind die entscheidenden Etappen, die in Betracht gezogen werden sollten:

Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung

Zu Beginn sollten mittelständische Unternehmen eine umfassende Bedarfsanalyse durchführen. Ziel ist es, die konkreten IT-Anforderungen des Unternehmens zu erkennen und klare Ziele für die Einführung von Managed Services zu setzen. Denkbare Überlegungen könnten sein:

  • Welche IT-Abläufe sollen externalisiert werden?
  • Welche firmeninternen Kapazitäten stehen zur Verfügung?
  • Welche Service-Level-Agreements (SLAs) sind notwendig?

Schritt 2: Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers

Die Wahl des geeigneten Managed-Service-Providers (MSP) ist ausschlaggebend für das Gelingen von Managed IT-Services. Hierbei sollten mittelständische Unternehmen folgende Aspekte in Betracht ziehen:

  1. Erfahrung und Expertise: Der MSP sollte über belegbare Erfahrungswerte im Bereich Managed Services verfügen, idealerweise in vergleichbaren Industrien.
  2. Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit: Der Dienst sollte flexibel und skalierbar sein, um mit dem Wachstum und den Veränderungen des Unternehmens mithalten zu können.
  3. Technologie und Innovation: Der MSP sollte zeitgemäße Techniken verwenden und kontinuierlich in Innovationen anlegen, um den Unternehmen immer die optimalen Lösungen bieten zu können.

Schritt 3: Planung und Umsetzung

Nach der Auswahl eines geeigneten Managed-Service-Providers folgt die ausführliche Planungsstufe. Diese beinhaltet:

  • Erstellung eines Implementierungsplans mit klaren Zwischenzielen und Zuständigkeiten.
  • Training der Belegschaft, um den Wechsel zu den Managed IT-Services störungsfrei zu organisieren.
  • Aufbau einer Kommunikationsstruktur zwischen dem Betrieb und dem MSP, um eine reibungslos funktionierende Koordination zu sichern.

Schritt 4: Monitoring und Optimierung

Nach der Einführung ist es wichtig, die Performance der Managed IT-Services fortlaufend zu überwachen. Wiederkehrende Überprüfungen und Reports helfen, die Qualität der Leistungen zu bewerten und Optimierungen vorzunehmen. Ein gutes Monitoring-System ermöglicht es, Störungen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Fazit: Maximale IT-Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen!

Der unaufhaltsame Wandel zur Digitalisierung und Automatisierung bringt KMUs vor große Chancen und zugleich beispiellose Schwierigkeiten, wie etwa die Notwendigkeit, mit begrenzten Ressourcen mithalten zu können, die IT-Sicherheit sicherzustellen und die Unternehmensproduktivität zu steigern. Durch die Einführung von Managed IT-Services können diese Herausforderungen jedoch effektiv bewältigt werden.
Managed IT-Services ermöglichen es Unternehmen, auf fachkundige Expertise und fortschrittlichste Technologien zuzugreifen, ohne große Ausgaben in eigenes Personal und IT-Strukturen tätigen zu müssen. Dies leitet nicht nur zu einer signifikanten Erhöhung der IT-Effizienz und IT-Sicherheit, sondern auch zu einer klaren Kostensenkung und einer nachhaltigeren Verwendung der Mittel.
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