Microsoft SharePoint ist eine internetbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft entwickelt wurde. Sie wird von Unternehmen unterschiedlichster Größe verwendet – von kleinen über mittelständische Betriebe bis hin zu Konzernen – und bringt eine Reihe von Funktionen wie Dokumentenablage sowie -freigabe, Diskussionsforen, Weblogs, Wikis, Kalender und Aufgabenverwaltung. Was exakt SharePoint ist und für wen sich diese Lösung rentiert, nehmen wir in diesem Blog-Artikel genauer unter die Lupe.
Das Programm SharePoint aus dem Hause Microsoft wurde im Jahr 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft erschaffen und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Konzepts verfügbar. SharePoint ist eine Plattform, die Firmen selbst erstellen und warten können. In einer SharePoint-Umgebung werden Inhalte wie Dateien, Webseiten, Dokumente und Informationen abgespeichert und gemeinsam genutzt. Die Plattform selbst kann intern oder außerhalb (oder eine Kombination aus beidem) gebraucht werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Anwendung im Rahmen einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) bereitgestellt werden oder als On-Premise-Art auf einem eigenen Server oder in einer privaten Cloud gehostet werden. Details zu den gegenwärtigen Plänen & Kosten sind hier zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de
So kann der SharePoint im Unternehmen eingesetzt werden
Microsoft SharePoint als webbasiertes Zusammenarbeitstool kann von Unternehmen aller Formen verwendet werden. Es gestattet es, Inhalte, Dokumente und Dateien zu erzeugen, zu bearbeiten und zu speichern.
Die Software wurde ursprünglich entworfen, um Intranets zu erzeugen, aber mittlerweile wird sie ebenfalls für Extranets und Intranet-Websites verwendet. Darüber hinaus können Benutzer mithilfe von SharePoint auch an Online-Konferenzen beteiligt sein und Dokumente gemeinschaftlich editieren, was die Zusammenarbeit optimiert und erleichtert. Mit der Suche lassen sich im SharePoint rasch und mühelos relevante Informationen finden – egal, ob es sich um eine bestimmte Datei, ein Schreiben oder aber einen Webseiten-Link dreht.
SharePoint kann zudem für eine Menge von anderen Zwecken genutzt werden, wie beispielsweise der Automatisierung von Arbeitsprozessen oder dem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverwaltung sowie Planung.
Die größte Kraft von SharePoint ist ungeachtet dem in den vergangenen Jahren stark gestiegenem Funktionsumfang nach wie vor das Anlegen von Intranets plus ähnlichen Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren plus allem, was dazu gehört (Benutzerprofile, Kommentare usw.).
Alles in allem: SharePoint ist eine starke Webseite, welche Firmen dabei supportet, Inhalte sowie Dokumente effizient zu verwalten wie auch zu teilen.
Die wichtigen Funktionen von SharePoint auf einen Blick:
- Geschäftsprozesse automatisieren
- Daten speichern, teilen sowie gemeinsam bearbeiten
- Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen
- Infos in Art von Blog, Intranet, Wiki & Co. bereitstellen
- Einbindung in weitere Microsoft-Office-Anwendungen
Welche Vorteile bietet der SharePoint?
Wie wir nun wissen, ermöglicht SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu generieren, zu arrangieren sowie gemeinsam zu benutzen. Die Plattform bietet eine zentrale Stelle, an der Teams Informationen austauschen und an Projekten wirken können. Nutzt man SharePoint als Intranet, verbessert dies die Kommunikation und bietet zusätzlich die Chance, Wissen innerhalb des Unternehmens schnell, effektiv sowie langfristig weiterzugeben.
Hiermit bringt der SharePoint etliche Vorteile für Firmen, darunter:
- Optimierte Zusammenarbeit und Interaktion
- Höhere Effizienz
- Flexible und anpassbare Lösung
- Optimierte Dokumentenverwaltung
- Erhöhte Sicherheit und Kontrolle
Wie können Sie Ihre Daten in Microsoft SharePoint sichern?
Der Schutz Ihrer Daten ist von relevanter Bedeutung. Insbesondere, wenn Sie ein kleineres oder mittelständisches Unternehmen sind, sind Informationen vermutlich Ihr höchstes Gut. Alle Daten, welche Sie in SharePoint speichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie jene einbüßen, haben Sie eventuell keine Chance, sie wiederherzustellen – die Plattform muss daher in jedem Fall geschützt sein! Es darf nicht das Mindeste verschollen gehen und unbefugte Zugriffe müssen vermieden werden.
SharePoint bietet eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, die dafür sorgen, dass Ihre Daten gesichert sind – egal, ob Sie jene in der Cloud speichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um etwaige Sicherheitslücken zu unterbinden, raten wir die folgenden Mittel:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
- Administrator-Konten speziell absichern
- Berechtigungen aufmerksam vergeben
- Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
- Mitarbeiterschulung in Sachen Datenschutz
- Leitfaden für die externe Freigabe anlegen
- Externe SharePoint-Benutzer möglichst umgehen sowie bei Verwendung kontrollieren
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, sprechen Sie uns gerne an: Wir assistieren Ihnen bei der Einrichtung sowie der SharePoint-Integration in die für Sie relevanten Microsoft-Produkte. Wir beratschlagen Sie auch, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die ideale Entscheidung ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?
