Die Zukunft des Arbeitens: Eine Einführung in Microsoft Copilot und seine Features für die M365-Apps

Microsoft 365 Copilot ist da! In diesem Artikel nehmen wir das innovative, neuartige Werkzeug unter die Lupe: Was ist der Copilot? Für was für Apps ist er bereit? Wie kann das KI-Tool im Alltag helfen? Welche Vorteile hat es? Und selbstverständlich klären wir ebenso die Fragestellung, wie viel es kostet sowie welche Lizenz notwendig ist. Kurzum: In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über den brandneuen KI-Assistenten aus dem Hause Microsoft wissen sollten.

Das aktuellste Produkt aus dem Hause Microsoft wird beworben mit dem Spruch „Ihr Copilot für die Arbeit“. Es heißt knapp und deutlich: Copilot (https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/microsoft-365-copilot). Hier versteckt sich ein Gehilfe, welcher auf künstlicher Intelligenz (KI) basiert sowie anwendungsübergreifend in die Microsoft 365 Suite eingebunden ist. Wie genau das funktioniert und was das moderne Programm kann, das schauen wir uns in diesem Artikel an.

Microsoft 365 Copilot: Was kann der Assistent?

Simplifiziert ausgedrückt bringt Microsoft 365 Copilot eine leicht nutzbare KI direkt in die Microsoft-Anwendungen, folglich an den „Point of Work“. Hiermit bietet Microsoft 365 Copilot Echtzeitunterstützung und personalisierte Empfehlungen geradewegs in Apps wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook für unzählige verschiedene, individuelle Verwendungsfälle. Mit dieser Kompetenz, Muster zu erkennen sowie Fehler vorherzusagen, kann Copilot Arbeitsabläufe deutlich optimieren und die Effektivität elementar steigern.
Doch es ist vielmehr als bloß eine Integration von ChatGPT in die Microsoft-Welt: Das Tool kann die Inhalte des Nutzers eigenständig zu einem der optimalsten Produktivitätswerkzeuge transformieren, indem es diese auf revolutionäre Art verzahnt, untersucht und verwertbar macht. Eine zwanzigseitige PowerPoint-Präsentation mit den zentralen Inhalten des aktuellen Geschäftsberichts erstellen, welcher im Word-Format gegeben ist? Eine Angelegenheit von Sekunden mit Microsoft 365 Copilot.

In diesen M365-Apps steht Copilot zur Verfügung

Microsoft 365 Copilot ist für eine Vielzahl von Apps innerhalb der Microsoft 365 Suite verfügbar. Im Nachfolgenden sind einige der wichtigsten Apps und die Funktionen aufgelistet, welche der Copilot in ihnen jeweilig bietet:

• Word: Im Schreibprogramm Word kann Copilot genutzt werden, um Texte zu verfassen – bedarfsweise auch inhaltlich auf Basis anderer Dokumente, z. B. einer Zusammenfassung eines Geschäftsberichts, welcher als PDF gegeben ist. Copilot kann ferner Fließtext-Inhalte als Tabelle darstellen, Zusammenfassungen verfassen, Texte umschreiben und eine automatische Rechtschreibprüfung vornehmen. Zudem gibt Copilot Formatierungsvorschläge und Vorlagenempfehlungen basierend auf dem Dokumenttyp und -inhalt. Des Weiteren untersucht der Copilot in Word Schreibstil und Lesbarkeit und liefert passende Verbesserungsvorschläge.

• PowerPoint: In PowerPoint kann Copilot existierende Präsentationen zusammenfassen, vereinzelte Folien optimieren oder bei Bedarf animieren und automatisch geeignete Sprechernotizen erzeugen. Ebenso kann Copilot Designempfehlungen für Folienlayouts sowie Präsentationsstile liefern und die optische Konsistenz prüfen. Er kann Ideen zur Optimierung des Designs leisten und Inhalte selbstständig an verschiedene Bildschirmgrößen und -formate anpassen.

• Excel: Im Tabellenkalkulationsprogramm Excel kann Copilot Daten zusammenfassen und diese bildhaft visualisieren sowie formatieren – aussagekräftige Diagramme und Tabellen aus Daten lassen sich so in Sekundenschnelle erstellen. Der Copilot unterstützt auch bei der Generierung von Formeln sowie der Analyse und Interpretation komplexer Tabellenkalkulationen. Ebenso sehr nützlich: Er verfügt über eine Fehlererkennung und -korrektur bei Formeln sowie Funktionen.

• Outlook: Copilot in Outlook kann passende Mailtexte aufsetzen – ob mit oder frei von Kontext (Mailverlauf). Zudem kann Copilot bei der automatischen Generierung von Antwortvorlagen sowie oftmals genutzten Textbausteinen helfen sowie Ideen zur Terminplanung und Verbesserung von Kalenderereignissen aushändigen.

• OneNote: In OneNote kann Copilot Texte zusammenfassen sowie Aufgabenlisten schlau folgern für eine verbesserte Produktivität. Zudem liefert Copilot Ratschläge für die Strukturierung sowie Kategorisierung von Notizen. Außerdem sehr nützlich: Handschriftliche Notizen formt Copilot innerhalb von Sekunden in Textform um.

Jene Features geben nur einen kleinen Einblick in die Möglichkeiten, die der Microsoft 365 Copilot für die geläufigsten Anwendungsbereiche der Microsoft 365 Suite bereitstellt. Es sollte klar werden, dass Copilot den Benutzern definitiv ermöglichen kann, Zeit einzusparen, um sich auf anspruchsvollere Aufgaben fokussieren zu können. Ob und inwiefern die individualisierten Empfehlungen in der Realität tatsächlich dazu führen, die Effektivität und die Qualität der Arbeit zu optimieren, wird sich in Zukunft zeigen – dazu liegen derzeit noch keine ausreichenden Referenzwerte vor.

Kosten und Verfügbarkeit

Die negative Botschaft vorab: Nein, Copilot ist durchaus nicht im verfügbaren Microsoft 365 Abo inklusive. Es ist eine zusätzliche Lizenz erforderlich, um den neuartigen integrierten KI-Assistenten verwenden zu können.

Ab jetzt ist der Copilot für Microsoft 365 für Firmen jeder Größenordnung erhältlich. Microsoft erklärt, dass es keine Mindestanzahl an Anwendern gibt – sogar ein einzelner Anwender ist genug. Der Preis pro User liegt bei 30 US-Dollar. Allerdings ist ein bestehender Vertrag mit „Microsoft 365 Business Premium“ oder „Business Standard Customers“ notwendig. Auch Kunden der Enterprise-Versionen Office E3 und E5 haben die Option, den Copilot zu nutzen. Zusätzliche Optionen bestehen für spezielle Verträge mit Bildungseinrichtungen und über das Microsoft-Cloud-Solution-Provider-Partner-Netzwerk.

Welche Vorteile bietet Copilot in der Praxis?

Bisher ist der Copilot zu „frisch“, um sagen zu können, welche Nutzen er im Praxiseinsatz tatsächlich bringt. Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass der Vorgang, künstliche Intelligenz mit den Microsoft-Apps zu verknüpfen, viele Vorteile bieten kann:

• Steigerung der Arbeitsproduktivität: Durch die Automation von Routineaufgaben wie auch die Bereitstellung von exakten Handlungsempfehlungen bringt der Copilot Arbeitnehmern die Möglichkeit, sich auf anspruchsvollere sowie kreative Aufgaben fokussieren zu können. Somit fördert er eine Umgebung, die Innovation sowie kritische Denkprozesse begünstigt.

• Reduzierung menschlicher Fehler: Indem der Copilot auf mögliche Fehlerquellen hinweist sowie präventive Lösungen vorschlägt, kann er zur Minimierung von menschlichen Fehlern beitragen. Die frühzeitige Erkennung und Beseitigung von Unregelmäßigkeiten garantiert eine höhere Datenintegrität und hilft, Verzögerungen oder Fehlschlüsse in den Arbeitsabläufen zu vermeiden.

• Anpassungsfähigkeit und Optimierung: Der Copilot überwacht ständig die Leistung sowie die Verwendung der M365 Apps und passt sich den sich ändernden Bedingungen an. Durch die Bereitstellung von immer fortlaufenden Optimierungsvorschlägen hilft er Firmen dabei, die Arbeitsprozesse anzugleichen und ihre Wirtschaftlichkeit langfristig zu steigern.

In einer Zeit, in welcher die Bedeutung von Effizienz sowie Produktivität für den Erfolg eines Unternehmens unbestreitbar ist, kann der Microsoft 365 Copilot für M365 Apps zu einem echten „Gamechanger“ werden. Durch seine intelligente Unterstützung, die präventive Fehlerbehebung und kontinuierliche Optimierung kann der Copilot den Arbeitsablauf auf ein neues Niveau der Leistungsfähigkeit anheben.

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